Datová schránka je dnes běžným nástrojem pro komunikaci s úřady, soudy, exekutory i firmami. Od roku 2023 ji mají povinně aktivní všechny právnické osoby a nově i živnostníci. Ačkoliv její používání přináší řadu výhod, může se stát i zdrojem nepříjemností. Stačí drobná nepozornost v nastavení upozornění a problém je na světě.
Datová schránka se stala běžnou součástí života podnikatelů, firem i jednotlivců. Umožňuje rychlou a bezpečnou komunikaci s úřady, ale zároveň s sebou nese i právní závazky, které si mnoho lidí neuvědomuje. Stačí jediná přehlédnutá zpráva a může dojít k fikci doručení, která má stejné důsledky, jako kdybyste si dokument skutečně přečetli. Právě proto je důležité nejen schránku používat, ale také pravidelně kontrolovat její nastavení.
V datové schránce platí tzv. fikce doručení. Pokud si zprávu neotevřete do deseti dnů od jejího doručení, považuje se za přečtenou. To může mít vážné důsledky, například pokuty, zmeškané lhůty, zahájení exekuce nebo ztrátu možnosti se odvolat. Tento princip byl zaveden kvůli právní jistotě, aby se předešlo sporům o to, zda byla zpráva doručena.
Z pohledu odesílatele je to výhodné, protože má jistotu, že dokument byl doručen i bez aktivního potvrzení příjemcem. Pro adresáta to však může znamenat komplikace, pokud zprávu přehlédne nebo se do schránky nepřihlásí včas.
Například v případě daňových výzev nebo rozhodnutí o pokutě může být pozdní reakce fatální. V praxi se objevily případy, kdy podnikatelé přehlédli zprávu a následně čelili sankcím, které mohli snadno odvrátit včasnou reakcí.
V systému datových schránek si můžete zvolit dva typy upozornění. E-mailové upozornění je zdarma a dorazí při každé nové zprávě. SMS upozornění je zpoplatněné, ale velmi praktické, pokud e-mail často nečtete. Cena jedné SMS vyjde na tři koruny.
Přihlaste se do datové schránky, přejděte do sekce „Nastavení upozornění“ a zadejte e-mailovou adresu nebo telefonní číslo. Doporučuje se aktivovat obě možnosti. Uživatelé by si měli také ověřit, že zadané kontaktní údaje jsou aktuální a že zprávy z datovky nekončí ve spamu.
Ani správně nastavené upozornění není zárukou, že se o nové zprávě dozvíte včas. E-mail může skončit ve spamu, SMS nemusí dorazit kvůli technické chybě nebo plné schránce. Po aktualizaci systému může být upozornění nechtěně deaktivováno. Některé typy zpráv navíc nejsou notifikovány vůbec, například systémové nebo technické zprávy.
Z toho důvodu je důležité přihlašovat se do datové schránky pravidelně, ideálně alespoň jednou týdně. Pravidelná kontrola je jediný způsob, jak mít jistotu, že vám nic důležitého neuniklo. Doporučuje se také jednou za tři měsíce zkontrolovat, zda upozornění stále fungují a zda jsou kontaktní údaje aktuální.
U právnických osob je situace ještě složitější. Za kontrolu datové schránky odpovídá statutární zástupce, tedy například jednatel společnosti. Pokud firma zprávu přehlédne, může být sankcionována a odpovědnost může padnout právě na statutára. V praxi se objevily případy, kdy kvůli nečinnosti v datové schránce došlo k pokutám, ztrátě možnosti odvolání nebo dokonce k zániku právní ochrany.
Zvlášť rizikové jsou situace, kdy firma přestane aktivně fungovat, ale schránka zůstává aktivní. Úřady do ní nadále doručují, a pokud ji nikdo nesleduje, mohou se hromadit závazky, které později dopadnou na bývalé vedení.
V posledních letech se úřady začaly více spoléhat na elektronické doručování. Datová schránka se stala primárním kanálem a papírové dopisy ustupují do pozadí. To znamená, že i běžné výzvy, rozhodnutí nebo oznámení, které dříve chodily poštou, dnes přicházejí výhradně elektronicky.
Například Česká správa sociálního zabezpečení, finanční úřady nebo soudy doručují přes datovou schránku automaticky. Pokud uživatel nemá nastavené upozornění nebo se do schránky nepřihlašuje, může být zcela odříznut od důležitých informací.
Datová schránka je užitečný nástroj, ale jen pokud ji máte pod kontrolou. Správné nastavení upozornění vám může ušetřit spoustu starostí. Nečekejte, až se něco pokazí. Zkontrolujte si nastavení ještě dnes a udělejte z pravidelné kontroly schránky rutinu.
Zdroje: The coffee, Měšec, Peníze